Executivo estima economizar R$ 19 mil/mês com implantação do Sistema de Comunicação Eletrônica

O novo sistema tornará os processos públicos 100% digitais e promoverá celeridade, economia de tempo e dinheiro e permitirá aos cidadãos fazer solicitações à administração sem sair de casa

O Executivo Municipal, em cumprimento ao Plano de Governo dentro do eixo Gestão Pública planejada, participativa e eficiente, irá informatizar os processos dos serviços prestados ao cidadão e dos realizados no âmbito interno da Administração Pública. A Empresa 1Doc irá informatizar todos os processos da gestão do município ao implantar o Sistema de Comunicação Eletrônica, ação que irá auxiliar e agilizar o atendimento das demandas da população e promover uma gestão inovadora, que preza pela celeridade, clareza e transparência tanto das demandas da população, quanto dos servidores entre os setores que compõem o trabalho da Prefeitura. Inicialmente, a economia financeira será próxima dos R$19 mil. A implantação deve ser concluída até o fim desta semana. O ato oficial de implantação foi realizado na tarde desta quinta-feira (3/10).

Por meio do sistema eletrônico, o cidadão poderá fazer solicitações a administração municipal a qualquer hora do dia sem que haja necessidade de deslocamento físico, ou seja, poderá fazer qualquer solicitação direto de casa ou, até mesmo pelo celular.

O sistema levará agilidade, transparência e eficiência ao cidadão. A prefeita, Fabiany Zogbi Roig, entende que a implantação do Sistema de Comunicação Eletrônica marcará uma revolução no modo de trabalhar os trâmites administrativos justamente por promover a celeridade e economia financeira. O titular da Secretaria Municipal da Administração (SMA), Bruno Mendonça Costa, especifica ainda mais a transformação positiva que o novo sistema irá causar. “Vai reduzir os custos com impressão, com folhas A4, além de reduzir os impactos com o meio ambiente. Será uma economia de mais ou menos R$19mil por mês com material e gasolina, isso com custos diretos e indiretos. Vai trazer mais celeridade ao trabalho e aumentar a eficiência”, disse Bruno. Celeridade e eficiência também foram as considerações da servidora, Raquel Amaral, que participou da capacitação para uso da nova plataforma.

A 1Doc é uma GovTech, empresa voltada as tecnologias eletrônicas na área governamental. A plataforma agiliza a comunicação e a gestão documental, com uma tecnologia com mecanismos que visam à economia de recursos financeiros, materiais e humanos. O sistema gera a celeridade dos atos administrativos e permite a transparência e acesso à informação para todos os cidadãos.

De acordo com estimativas, ao informatizar todos os processos da gestão pública, é esperado que a Administração Municipal gere uma economia de recursos que, no caso de São José do Norte, será, incialmente, em torno de R$19mil.

Os processos informatizados serão:

Protocolo

A população pode iniciar processos sem sair de casa e receber atualizações assim que forem encaminhados e resolvidos. Tudo será feito eletronicamente com a garantia de que nada será perdido ou extraviado, com a organização e liberação para as secretarias responsáveis. Todos os envolvidos recebem notificações quando as tramitações ocorrem e os gestores têm acesso a indicadores e estatísticas de atendimento.

Ouvidoria

Os cidadãos registram pedidos e solicitações diretamente no site da Prefeitura, via smartphone ou em atendimento presencial. As demandas são organizadas internamente e entregues a quem realmente resolve. Com isso, ele receberá uma cópia do atendimento e de todas as atualizações via e-mail e/ou SMS. O gestor público saberá quando o cidadão abriu os e-mails de notificação de uma maneira proativa para agilizar o atendimento.

Memorandos

Documentos em papel que antes se acumulavam rapidamente serão totalmente informatizados, o que levará à redução do arquivo atual. A comunicação interna será padronizada, fazendo com que a informação chegue rapidamente ao responsável por sua resolução. A informatização evitará pedidos informais, pois serão registradas as solicitações, tanto de caráter informativo, como de solicitações. Cada documento eletrônico enviado corresponderá, ao menos, a duas impressões economizadas.

Circular

Da forma atual, para cada comunicado oficial, é necessário imprimir as circulares, fazer dezenas ou centenas de cópias e distribuir, fisicamente, em todos os prédios. Com a informatização, as circulares serão oficiais e chegarão a seus destinatários em um clique. Haverá a possibilidade de ver quem leu, o que garantirá a ciência das informações. Centenas de impressões serão economizadas a cada circular enviada, o que garantirá melhor aproveitamento dos recursos e irá colaborar com o meio ambiente.

Alvará

Possibilita análises prévias, validação e classificação de documentos e encaminhamentos de processos de forma automática e ágil. Estima-se uma redução significativa no tempo de tramitação desses processos, que, hoje, levam em torno de 60 dias para serem concluídos. Todo o processo será digital e permitirá que os próprios técnicos da prefeitura possam realizar a geração de documentos específicos para cada contexto com a criação de modelos de forma intuitiva sem a necessidade de possuir conhecimentos em desenvolvimento de sistemas ou inteligência artificial.

Assinatura Digital

Com trâmites 100% digital, a prefeitura não terá mais necessidade de imprimir processos para assinatura. Com a tecnologia de informatização, o servidor poderá assinar o documento digitalmente. A iniciativa do Executivo nortense reforça o compromisso com o município, com o meio ambiente e com o cidadão.